Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw

Sposoby przyjmowania i załatwiania spraw w Urzędzie Gminy – ogólne zasady obsługi interesantów w Urzędzie Gminy

Pracownicy Urzędu Gminy przyjmują interesantów :

Poniedziałek w godzinach od 8.00 do 17.00

Wtorek, środa, czwartek w godzinach od 7.30 do 15.30

Piątek w godzinach od 7.30 do 14.30

Posłów na Sejm, senatorów, radnych i przedstawicieli mieszkańców przyjmuje się w pierwszej kolejności. Porządek wewnętrzny i rozkład czasu pracy w Urzędzie określa Regulamin Pracy, ustalony przez Wójta. Zasady postępowania w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz postępowania w sprawach skarg i wniosków określa Kodeks postępowania administracyjnego, a także przepisy szczególne dotyczące trybu przyjmowania, rozpatrywania skarg i wniosków obywateli
(regulacja: związana z zasadami i trybem przyjmowania, rozpatrywania i załatwiania skarg i wniosków określona została w Załączniku nr 4 do Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Komprachcicach).

Sprawy wniesione przez obywateli do Urzędu są ewidencjonowane w spisach i rejestrach spraw. Ogólny rejestr wpływów i przesyłek poleconych  wysyłanych przez Urząd prowadzi sekretariat – biuro podawcze. Dziennik ewidencji dokumentów niejawnych prowadzony jest na stanowisku ds. wojskowych, obrony cywilnej i archiwum.

W Urzędzie obowiązuje system kancelaryjny, oparty na jednolitym rzeczowym wykazie akt. Zasady
i tryb wykonywania czynności kancelaryjnych regulują postanowienia instrukcji kancelaryjnej dla organów gminy.

Zasady:

1) obiegu dokumentów księgowych;

2) inwentaryzacji oraz odpowiedzialności za powierzone mienie;

3) gospodarki drukami ścisłego zarachowania i gospodarki kasowej;

4) ewidencji i poboru podatków;

5) archiwizacji akt;

6) ochrony danych osobowych;

7) kontroli zarządczej,

określa Wójt w drodze zarządzeń wewnętrznych.

Pracownicy mają prawo obsługiwać interesantów bez zbędnej zwłoki, uprzejmie i sprawnie, a także udzielać wyczerpujących wyjaśnień oraz załatwiać sprawy w sposób sumienny i bezstronny. W godzinach przyjęć interesantów należy przestrzegać zasady, aby w każdej komórce organizacyjnej pozostało tylu pracowników, którzy będą w stanie obsłużyć bez zbędnej zwłoki wszystkich zgłaszających się interesantów. Pracownicy zatrudnieni na samodzielnych stanowiskach pracy, zmuszeni do opuszczenia biura w czasie godzin pracy, winni umieszczać informację na drzwiach pokoju, wskazującą interesantom dokładne miejsce w którym będą mogli być obsłużeni bez wyczekiwania na powrót pracownika.

Odpowiedzialność za terminowe i prawidłowe załatwianie indywidualnych spraw obywateli z zakresu administracji publicznej ponoszą – zgodnie z ustalonymi zakresami obowiązków – pracownicy bezpośrednio prowadzący sprawy.

Informację opracowano na podstawie Regulaminu Organizacyjnego Urzędu Gminy w Komprachcicach.