Zasady przetwarzania danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych w Urzędzie Gminy w Komprachcicach

Szanowni Państwo,

Bezpieczeństwo i poufność Państwa danych jest dla nas priorytetem. Zapewniamy, że zawsze dokładaliśmy i będziemy dokładać wszelkich starań, aby zapewnić Państwu ochronę Waszych danych poprzez stosowanie odpowiednich zabezpieczeń technicznych i organizacyjnych, w tym stosowanie odpowiedniej ochrony podczas projektowania nowych usług i rozwiązań.

Niniejszy Regulamin służy poinformowaniu mieszkańców, petentów i wszystkie strony zainteresowane o celu, zakresie i kategoriach przetwarzania ich danych osobowych, o czasie przetwarzania danych oraz o przysługujących im prawach zgodnie z obowiązującym od 25 maja 2018 r. Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych, w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwany RODO).

ADMINISTRATOR DANYCH I KONTAKT W SPRAWIE DANYCH

 Administratorem Państwa Danych jest pan Leonard Pietruszka, Wójt Gminy Komprachcice, 46-070 Komprachcice, ul. Kolejowa 3.
Administrator Danych jest odpowiedzialny za zapewnienie bezpieczeństwa Państwa danych osobowych oraz ich wykorzystywanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Wszelkie dodatkowe informacje związane z przetwarzaniem Państwa danych osobowych udzielane są na podstawie zapytania wysłanego na adres mailowy: ug@komprachcice.pl lub za pośrednictwem poczty tradycyjnej na podany adres Urzędu.

Inspektorem ochrony danych jest pan Jan Olejnik, e-mail: iod@komprachcice.pl

PRZEKAZYWANIE DANYCH

Obecnie Państwa dane, pozostające w naszych zasobach, nie są co do reguły przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy (UE). Jeżeli dochodzi do takiego przekazania, osoba, której dane są przekazywane zostaje o tym natychmiast poinformowana. Sytuacja tak ma miejsce niezwykle rzadko, np. w przypadku ślubu pomiędzy obywatelem Polski i obywatelem kraju spoza UE.

KATEGORIE ZBIERANYCH DANYCH OSOBOWYCH

Obecnie, w związku z prowadzoną przez nas działalnością, pragniemy Państwa poinformować, że przetwarzamy (lub możemy przetwarzać) dane osobowe w następujących procesach (obszarach):

Dane osobowe naszych mieszkańców i petentów

Dane te przetwarzamy w celu wypełnieniu obowiązków prawnych, takich jak np. ustawa o samorządzie terytorialnym, ordynacja podatkowa, ustawa o ewidencji ludności. Dane te przechowywane są przez okres określony w odpowiednich przepisach prawa, w tym w ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach.

Informacje o kontrahentach

Dane te przetwarzamy w celu wywiązania się z obowiązków prawnych takich jak np. ustawa o rachunkowości, gdzie przepisy prawne stanowią podstawę do przetwarzania przez nas danych przez okres sześciu lat (zgodnie z aktualnym stanem prawnym pięć pełnych lat).

Informacje o naszych pracownikach oraz kandydatach do pracy

Dane te przetwarzamy w celu wywiązania się z obowiązków prawnych, takich jak np. ustawa kodeks pracy, ustawa o pracownikach samorządowych, gdzie te przepisy stanowią podstawę do przetwarzania przez nas danych przez okres wymagany prawem. Dane te przechowujemy zgodnie z wymogami prawa przez okres 50 lat.
Dane osobowe dotyczące kandydata do pracy posiadamy dzięki zgodzie wyrażonej przez kandydata w dokumentach aplikacyjnych. Dane te przetwarzamy przez czas prowadzenia rekrutacji. Państwa dokumenty aplikacyjne i dane po zakończonej rekrutacji odsyłane są na wskazany adres.

Monitoring

Dane pochodzące z monitoringu wizyjnego przetwarzamy w celu ochrony osób i mienia, uważając to za swój usprawiedliwiony cel. Wszystkie zbierane w ten sposób dane przechowywane są przez okres jednego miesiąca. Dane mogą być sporadycznie przekazywane uprawnionym do tego organom: policji, prokuraturze, sądom na pisemny wniosek, po jego pozytywnym rozpatrzeniu przez administratora.

PRAWA OSÓB W ZAKRESIE DANYCH OSOBOWYCH

Na każdym etapie przetwarzania przez nas danych, mają Państwo prawo do:

1.  dostępu do swoich danych, w tym uzyskania informacji o zakresie przetwarzanych przez nas danych oraz uzyskania kopii tych danych;
2.  modyfikacji i poprawienia swoich danych, w tym, jeżeli nie będą zachodziły inne prawne przeciwwskazania do ograniczenia ich zakresu przetwarzania;
3.  całkowitego usunięcia swoich danych („prawo do bycia zapomnianym”), jeżeli nie będą zachodziły inne przeciwwskazania prawne;
4.  niepodlegania automatycznym decyzjom opartym na profilowaniu;
5.  wniesienia sprzeciwu wobec niewłaściwego przetwarzanych danych osobowych (w tym wycofania zgody);
6.  przeniesienia danych do innego Administratora Danych, jeśli dane przetwarzane są w związku z udzieloną zgodą lub zawartą umową.

Wnioski w sprawie realizacji ww. praw możecie Państwo składać osobiście lub za pomocą poczty na podany przez nas adres siedziby, lub pocztą elektroniczną na adres: ug@komprachcice.pl przesyłając podpisany elektronicznie wniosek lub skan ręcznie podpisanego dokumentu.

Każdy złożony przez Państwa wniosek rozpatrywany jest indywidualnie i w stosunku do obowiązujących przepisów prawa. Przypominamy, że możliwość skorzystania z konkretnego uprawnienia może zależeć od podstawy prawnej, wykorzystywanej w ściśle określonym celu przetwarzania Państwa danych oraz, np. czy przetwarzanie danych nie jest uzależnione od wykonania umowy lub usługi.

Państwa wnioski będą realizowane bez zbędnej zwłoki, maksymalnie w terminie miesiąca od ich otrzymania, niemniej możliwe jest, że z uwagi na charakter wniosku nie będziemy w stanie dotrzymać tego terminu, w takiej sytuacji zostaną Państwo powiadomieni o zaistniałym opóźnieniu oraz jego przyczynach. Analogicznie, gdyby zaszły takie okoliczności poinformujemy Państwa o powodach odmowy przyjęcia i realizacji wniosku.

Informujemy, że pierwszy wniosek jest realizowany bez opłat, niemniej w sytuacji, kiedy Państwa wnioski byłyby „ewidentnie nieuzasadnione lub nadmierne w szczególności ze względu na swój ustawiczny charakter administrator może pobrać rozsądną opłatę, uwzględniając administracyjne koszty udzielenia informacji, prowadzenia komunikacji lub podjęcia żądanych działań” (Artykuł 12, ust. 5 RODO) za ponowne udzielenie informacji. O wysokości opłaty, lub jakichkolwiek innych przyczynach przez wzgląd, na które nie będziemy w stanie zrealizować Państwa wniosku zostaniecie bezzwłocznie poinformowani.

Dodatkowo, w celu zagwarantowania bezpieczeństwa przekazywanych informacji, w sytuacji, kiedy nie będziemy w stanie prawidłowo Państwa zidentyfikować, jako osoby upoważnione do odbioru danych zastrzegamy sobie prawo do zmiany sposobu dostarczenia informacji, o czym zostaniecie Państwo poinformowani.

W przypadku realizacji prawa do przenoszenia danych, Administrator Danych dokona bezpośredniego przesłania tych danych do innego Administratora Danych, o ile będzie istniała techniczna możliwość. Osoba wnioskująca o realizację tego prawa zostanie poinformowana o niniejszej decyzji.

DODATKOWE INFORMACJE

Skargę dotyczącą przetwarzania danych osobowych można złożyć do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych. W Rzeczpospolitej Polskiej organem nadzorczym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Niniejszy regulamin obowiązuje od dnia 25 maja 2018 r. do odwołania i realizuje obowiązek prawny wynikający z art. 13 – 14 RODO. Zastrzegamy sobie prawo do zmian w niniejszym regulaminie, zawsze w celu poprawy, jakości świadczonych przez nas usług oraz w poszanowaniu Państwa praw i prywatności.

Pliki do pobrania:
PDFRozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016_679 z dnia 27 kwietnia.pdf (1,01MB)
PDFDyrektywa Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016_680 z dnia 27 kwietnia.pdf (708,33KB)
PDFUstawa o ochronie danych osobowych z 10 maja 2018 r. (Dz.U. poz 1000).pdf (429,32KB)